Seguidamente me deparo com organizações tradicionais que têm o foco excessivo na padronização e controle. Para estas organizações não importa se o trabalho não foi feito da maneira adequada, mas sim, se o processo está padronizado. Este artigo também está em versão de podcast.
Como sempre tenho dito, o foco maior deve estar na execução dos processos, enquanto o padrão vai se ajustando ao longo do tempo, de acordo com as mudanças do ambiente. Ter a padronização e o controle como o aspecto mais importante, acima da própria execução pode causar uma miopia na gestão e fazer com que os líderes "esqueçam" de focar no cliente e naquilo que vai gera resultados para a organização, o ato de fazer.
Qualquer gestor sabe que os processos "não andam sozinhos". Ainda que padronizados, é necessário que tenham uma atenção, o que se traduz em quantidade de horas dedicadas para o seu acompanhamento, seja por meio de reuniões com as equipes ou então, sentando-se com cada colaborador para verificar o andamento do trabalho.
Executar é tão ou maios importante do que padronizar
Executar os processos é tão ou mais importante do que tê-los padronizados. Aliás, deixe-me contar uma rápida história: Uma padaria, localizada em um ponto estratégico do maior bairro da cidade trabalho demasiadamente para buscar uma acreditação de seus processos operacionais. Muitas horas foram dedicadas para padronizar a receita que fizessem com que a fabricação de seus pães tivesse um padrão único de qualidade. Documentos, registros, controles, medições, enfim, tudo conforme requisitos de padrões da qualidade. Esta padaria, não diferente de outras empresas, teve que trocar alguns integrantes de sua equipe e, dentre eles, o padeiro, que já atuava na empresa há mais de 15 anos. O seu substituto, recém contratado, ainda não estava apto a realizar as atividades da sua rotina de forma segura, conforme os padrões orientavam. Eis que a liderança desta padaria estava muito confiante nos funcionários que nem se tocou da necessidade do treinamento, bem como, do acompanhamento mais próximo para verificar se as atividades estavam sendo realizadas como de costume. Eis que um dia, um dos principais e tradicionais clientes chega, logo cedo, para buscar seu costumeiro "pãozinho da manhã" para o seu café. No entanto, este foi o dia em que o pão não tinha sido feito de tal modo a garantir a entrega no horário e nas condições esperadas. O cliente ficou muito bravo e saiu "resmungando", dizendo que nunca mais voltaria a colocar os pés naquele ambiente.
O que aprendemos com esta história?
Que o acompanhamento da execução das atividades, em qualquer organização, é tão ou mais importante do que a sua padronização. No exemplo relatado, os padrões não foram suficientes para garantir que o processo fosse executado e o produto, no caso, o pãozinho, tivesse sido produzido. Isto revela uma falha muito comum da liderança, que não se dá somente com funcionários recém contratados, mas, também com colaboradores antigos.
Fazer está acima de qualquer coisa.
Movimento os resultados
Crie um placar que possibilite avaliar se os processos estão sendo executados.
Os métodos ágeis têm proporcionado algumas ferramentas interessantes, que permitem acompanhar as atividades realizadas. Não no sentido de controle, mas, de garantir que sua importância seja compreendida e que as atividades sejam realizadas. Um exemplo é o KANBAN, uma placar na parede, construído com post-it (R), permite programar e avançar ou retardar facilmente as atividades feitas e não feitas. O modo visual estimula a interação das pessoas que não ficam escondidas atrás de extensos relatórios.
Reveja os processos
Reveja seus processos, eles podem estar padronizados, mas não adequados ao novo momento. Os padrões ficam obsoletos ou ultrapassados com o passar do tempo e precisam ser revistos a todo instante. Mesmo que o cliente da padaria seja um cliente habitual e tradicional, seus costumes, experiências e preferências vão mudando com o tempo. Não somente a necessidade e expectativa do cliente vão mudando, mas também a matéria-prima, custos, maquinários, entre outras coisas. Por essa razão, os processos precisam ser percebidos como "seres vivos", em constante evolução e transformação.
Vença a procrastinação
Vencer a procrastinação também é um grande desafio para as pessoas. O ato de deixar para amanhã sempre vai prejudicar o desempenho pessoal, bem como, o trabalho e o resultado. No momento em que a pessoa toma consciência que ela procrastina, promove o autoconhecimento e busca se curar para poder atuar sem que as coisas fiquem para depois. Nosso e-book "Procrastinação, o fim das desculpas na sua vida" aborda causas do ato de sempre deixar para amanhã e sugere ferramentas práticas para serem aplicadas no dia a dia visando aumentar a produtividade. Você também pode assistir à nossa live, que trata de como lidar com os colaboradores não engajados:
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