Sobre o planejamento de recursos
Tenho me deparado frequentemente com o restrito pensamento de quem planeja algum projeto, processo ou ainda um plano de ação. É comum a falta de ações que prevejam os recursos necessários para a implementação do empreendimento.
Pensamos no procedimento, mas esquecemos das pessoas e dos equipamentos que serão necessários para executar aquele processo. A limitação da visão por processo pode ser suprida com o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como seis M (6 M's), por trazer consigo seis tipos de causas - esta ferramenta pode ser utilizada como guia para pensarmos sobre as ações necessárias a compor o projeto, por exemplo.
Todo plano de ação ou projeto visa definir e implementar ou aperfeiçoar um processo. Então, pense no processo que será produto deste planejamento.
Ao planejar qualquer processo por meio de um plano de ação, inclusive um churrasco:
Método (processo): quais são os procedimentos, instruções de trabalho, treinamentos necessários para implementar o processo? Por exemplo, você quer definir uma regra para estabelecer uma participação em resultados por parte dos colaboradores - uma espécie de gratificação. Quais são as regras para quem atinge todas as metas? E para quem atinge parcial? Quais os critérios...?
Nos caso do churrasco: qual o método para assar a carne? No espeto ou grelha?
Mão de Obra (pessoas): quais pessoas farão as atividades do procedimento? Quem executará o método? Quais as competências, conhecimentos são necessários? Para quem esse processo entrega algo? Quem são os clientes, como consomem? Por exemplo, você quer estruturar um processo de visita para médicos (seu público alvo). Qual a pessoa que fará o roteiro de visita? Quais são os conhecimentos necessários que essa pessoa deverá ter para visitar os médicos e atingir o sucesso pretendido com essa atividade?
No caso do churrasco: quem vai assar? quais conhecimentos essa pessoa precisa ter?
Meio Ambiente (espaço/tempo): Quais são os tempos necessários daquele método/procedimento que a pessoa vai necessitar para fazê-lo? Quais as características de espaço, temperatura? Será necessário preparar um ambiente específico? Por exemplo, se você planejar um treinamento presencial, o que a sala deve conter, entre outras coisas, a iluminação adequada, sonorização.
No caso do churrasco: onde ele será feito? Na churrasqueira, dentro ou fora de casa?
Medidas (controles): Como você vai controlar o processo? Precisará de alguma rotina de controle/verificação? Algum parâmetro de tempo ou de quantidades? Por exemplo, você vai fazer uma promoção em uma loja e para isso definiu algumas características para o seu público alvo, entre elas, o tempo com que é cliente. Como você vai controlar quem é e quem não é o cliente alvo da sua promoção? Como garantir, ao final, que essa promoção foi aplicada ao público adequado?
No caso do churrasco: como você vai controlar a quantidade de carne x convidados? Qual a quantidade de sal para o tempero adequado?
Máquina (computadores/ferramentas): Quais são os recursos necessários em termos de equipamentos? Se você precisar controlar o tempo, será necessário um cronômetro? Se controlar a temperatura, um termômetro? Se cadastrar os clientes, um computador,...? Por exemplo, para aquele tão sonhado roteiro de visita aos seus clientes preferenciais, será necessário um carro? Esse carro utilizará combustível? Será que precisa trocar pneus? Comprar um notebook para anotações?
No caso do churrasco: se o método for espeto, você precisa providenciar eles? Lavar, comprar, buscar emprestado??
Matéria-prima (insumos/informações): Quais são os insumos ou então as informações necessárias para o processo que você está planejando? Esses insumos precisam ser comprados? As informações (nos casos de processos que lidam com o intangível), organizadas ou compradas? Então, seguindo o nosso exemplo das visitas para os nossos clientes preferenciais, qual o banco de dados que você vai precisar estruturar (ou atualizar os endereços) para que eles sejam visitados?
No caso do churrasco: qual o tipo de carne comprar? quantos kg de carne serão necessários comprar? Onde comprar? Quanto dinheiro será necessário?
Bem, espero ter contribuído para aperfeiçoar o seu planejamento!
Lembre-se: se você levar um lápis, precisará de um apontador!!
